Grupa czy grupka … na przykładzie wyprawy do Gruzji

Przygotowanie  tygodniowej wyprawy do Gruzji zajęło mi ponad 200 godzin.Ktoś powie – a nie wystarczyło po prostu wysłać emaila do W. i sprawę załatwić w 5 minut ?

Łatwo to sprawdzić samemu – załóżmy ,że z grupą przyjaciół zamierzacie się udać do kraju , który jest dla was całkowicie obcy.

Od czego zaczniemy przygotowania?

Od ustalenia liczby uczestników. Musimy tę liczbę oszacować, bo na razie nikt , nie znając planu podróży ani kosztów na tę podróż się nie zapisze. Załóżmy ,że jest to 12 osób.

Kolejny krok to wpisanie w wyszukiwarkę miejsca , do którego chcemy się udać. Dla celów badawczych przyjmijmy jakiś nieznane sobie państwo – Mołdawię, Kazachstan ,Iran czy choćby Białoruś.

Tak więc w przeglądarce wyświetla się kilkaset linków , po lekturze pierwszego czyli Wikipedii z grubsza wiemy, co to za kraj.

W dalszej kolejności wyświetlają się oferty polskich biur podróży, sprawdzamy je po kolei, ceny wysokie, zakres oferty także niezbyt nam odpowiada.

Pod nimi znajdują się oferty lokalnych biur podróży i tour-operatorów.Sprawdzamy je także, w razie kłopotów językowych korzystamy z Google Translate, łatwizna. Kilka ofert nas zainteresowało , wysyłamy zapytania, czy nie zechcą zejść z cen dla grupy 12 osób.Jedne odpowiadają od razu , inne trochę później, spora część wcale nie odpowiada.Po wymianie korespondencji z zainteresowanymi biurami nie udaje nam się jednak zejść do satysfakcjonującego poziomu cenowego, dajemy spokój.

Zaczynamy więc jazdę samodzielnie.

 

Po pierwsze ustalamy termin wyjazdu – nie może być tam za ciepło ani za zimno, w górach nie powinno być śniegu a w dolinach mgieł. Zieleń powinna być żywa, ale nie może padać, słońce powinno świecić ale nie spalać na wiór.Muszą wszędzie rosnąć kwiaty ale i powinny być dostępne lokalne owoce.

Trzeba te zwrócić uwagę, czy termin nie pokrywa się jakimiś lokalnymi świętami. Jeśli chcemy wziąć w nich udział , czy to w poważnych obrządkach czy wesołych paradach musimy pamiętać ,że przeważnie w tym czasie transport funkcjonuje słabo,lokale są pozapychane , sklepy przeważnie pozamykane a noclegi dużo droższe niż normalnie.Jeśli mamy zamiar odwiedzać muzea warto sprawdzić , czy są stale otwarte, czy przypadkiem nie mają dni wolnego wstępu, także bazary nie zawsze funkcjonują non stop.

 

Po drugie wyszukujemy loty. Musimy pamiętać, żeby były w miarę krótkie, linie lotnicze poważne, w przypadku przesiadek czas oczekiwania musi być zminimalizowany,lotnisko przesiadkowe w miarę atrakcyjne ,najlepiej też aby w samolocie podawali dobry posiłek . Teraz trzeba wybrać optymalny lot,nie mamy co liczyć na promocję biletów za złotówkę , bo oferowanych miejsc jest tylko kilka , bez sensu byłoby lecieć w małych grupkach , co kilka – kilkanaście godzin.Musimy przeglądnąć dostępne loty na kilka tygodni w obie strony w każdej linii lotniczej, która dolatuje do wybranego państwa. Czasem atrakcyjniejsze ceny pojawiają się portalach lotniczych niż na stronie przewoźnika, przeszukujemy je więc także. Sprawdzamy portale specjalizujące się w wyszukiwaniu promocji.W ten sam sposób bierzemy pod uwagę także loty do państw sąsiednich, licząc na przekroczenie granicy za pomocę komunikacji kołowej.Typując lot wykonujemy próbne zamówienie , sprawdzając możliwe opcje bagażu a także ewentualne inne dodatki składające się na ostateczną cenę biletu. Sprawdzamy też dostępne formy płatności, trzeba też wziąć pod uwagę , czy portal honoruje naszą kartę płatniczą no i czy mamy wystarczający limit do płatności internetowych, nie mówiąc już o środkach na karcie. Wysyłanie płatności przelewem jest jak dla mnie mocno obciążające, bo transakcja jest realizowana dopiero po kilku nerwowych dniach.

 

Jeśli wybraliśmy już lot do kraju naszego pobytu zaczynamy ustalać trasę. Trasa musi obejmować najciekawsze miejsca , ale odległości między nimi nie mogą być zbyt duże. Jestem zwolennikiem dwu-trzydniowych pobytów w jednym miejscu , a nie codziennego przeskakiwania z hotelu do hotelu, więc tylko kwestią zostaje które z lokalizacji wybrać, aby w ciągu tych dwu-, trzydniowych pobytów zwiedzić ciekawe miejsca.Trzeba pamiętać ,że oczekiwania każdego uczestnika mogą być różne.Jeden chciałby zobaczyć nieskażoną przyrodę, inny zabytki, kolejnego najbardziej interesuje shopping i bazary.Kogoś kręci architektura sakralna a ktoś inny nastawia się na kontakty z miejscowymi…jeśli chcemy , aby wszyscy się dobrze bawili to musimy wymyślić taką trasę, która będzie uwzględniać jak największą różnorodność atrakcji.Musimy też przygotować plan B na wypadek na przykład załamania się pogody. Ustaliwszy więc miejsca pobytu zastanawiamy się , jak się między nimi poruszać. W grę wchodzą samoloty, kolej i transport kołowy, publiczny i prywatny .Każde z rozwiązań ma swoje plusy . Samoloty są najszybsze , pociągi , zwłaszcza nocne – bardzo wygodne i pozwalające zaoszczędzić na noclegu w hotelu.Transport publiczny to przeważnie najtańsza opcja, zaś prywatny to opcja najbardziej elastyczna. Jeśli wybieramy samolot, pociąg czy transport publiczny do dalszym etapem organizacji będzie kwestia znalezienia sposobu przemieszczania się do atrakcji w każdej z wybranych miejscowości osobno.Jeśli zakontraktujemy przewoźnika prywatnego to jest możliwość wykorzystania go na trasie całej podróży , także po okolicach miast, w których się zatrzymamy na nocleg.Trzeba też sprawdzić , czy nie funkcjonuje jakaś inna możliwość przemieszczania się , na przykład statkiem czy helikopterem , co zwiększyłoby atrakcyjność wyjazdu. Sprawdzamy wszystkie z możliwości , biorąc pod uwagę zwłaszcza czas i koszty. Prywatnego przewoźnika szukamy w necie, spośród tour-operatorów i firm wyskakujących w wyszukiwarce , ale także przeszukujemy fora internetowe, także obcojęzyczne. Jeśli na nasz apel odezwie się kilku przewoźników to próbujemy ustalić z nimi zakres usług i koszty, rozważając także jego możliwości przy zmianie ilości członków grupy.Staramy się ustalić w miarę szczegółowo zakres jego obowiązków. Dobrze , jeśli mówi w języku zrozumiałym dla większości uczestników i umie trochę opowiadać o swoim kraju. Jeśli jest jednak tylko kierowcą mówiącym jedynie w języku ojczystym to powinniśmy rozważyć wyszukanie także lokalnego przewodnika. W niektórych krajach jest wręcz obowiązkiem, aby każdej większej grupie towarzyszył lokalny, licencjonowany przewodnik. Podwyższa to niestety koszty wyjazdu.Przewodnika szukamy podobną metodą jak kierowcę.

Osobną sprawą jest rozliczanie paliwa.Niektórzy z kierowców podają stawki zaznaczając ,że płacenie za paliwo należy do grupy.Jest to wydatek trudny do oszacowania. Zużycie paliwa zależy od wielu czynników- stanu pojazdu, jego wielkości, stopnia obciążenia, rodzaju paliwa, stanu drogi, sposobu jazdy kierowcy…Płacenie ryczałtem za paliwo także nie jest zbyt szczęśliwe, bo może się okazać ,że aby oszczędzić to będziecie podróżować z prędkością roweru .

 

Zakładając ,że dogadaliśmy się z kierowcą ,który zostanie także przewodnikiem musimy poszukać hoteli w miejscach , które uprzednio wytypowaliśmy.Znając członków grupy tylko z grubsza nie wiemy , czy warunki w hotelu przez nas znalezionego będą dla nich do zaakceptowania. Inną trudnością jest fakt , że w krajach słabo turystycznych brak jest hoteli średniej klasy- w miarę porządnych i w miarę tanich. Wybór jest między mariottami i guesthousami z piętrowymi pryczami.Ale fajne hotele już powstają, problem tylko w tym , jak do nich dotrzeć. Przeważnie jeszcze nie istnieją w internecie a jeśli są to jeszcze nie mają żadnych opinii, ani dobrych ani złych.Kierowanie się zresztą dobrymi opiniami może sprowadzić na manowce, sam mieszkałem kilka razy w hostelach z 95% pozytywnych opinii , a były zagrzybionymi norami bez okien. Przeszukujemy więc fora internetowe w nadziei znalezienia jakichś rekomendacji , ale przeważnie nie jest to zwieńczone sukcesem, bo większość ich użytkowników to budżetowi backpakerzy, a my potrzebujemy hoteli z trochę wyższej półki. Nasz hotel powinien być tani , ale z niezłym wyposażeniem ( łazienka, wi-fi) i śniadaniem.Musi być cichy ,ale w odległości spaceru od największych atrakcji miasta.Powinien mieścić się w centrum miasta, ale w bezpiecznym otoczeniu.Powinien mieścić się wśród zieleni a w pobliżu powinny być sklepy, przede wszystkim spożywcze.

Przy czym musimy się starać, aby spać w hotelach o coraz wyższym standardzie w miarę upływu czasu wyprawy – zakończenie podróży w dobrym hotelu wymazuje złe wrażenia z poprzednich noclegów. Typujemy 2-3 obiekty w każdej z lokalizacji, w której chcemy się zatrzymać.Do każdego z nich piszemy zapytanie o możliwości rezerwacji w interesującym nas terminie.Wypytujemy o warunki pobytu,udogodnienia , kwestię wyżywienia a przede wszystkim o cenę.Po kilku mailach sprawa jest raczej jasna, ale czasem potrzebna jest dłuższa korespondencja.Jeśli nie dopuszczamy możliwości zmian osobowych w grupie to sprawa jest jasna. Gorzej , jeśli np. jakieś osoby z jakichś przyczyn zrezygnują z wyjazdu. Menedżer hotelu upiera się ,że zaoferował cenę za 6 pokoi, więc dla pięciu musi podnieść cenę o 10%. Informujemy o podwyżce pozostałych, na co rezygnują dwie kolejne osoby… Natomiast jeśli ilość osób chętnych do wyjazdu się zwiększy menedżer rzadko decyduje się na rabat, wychodząc z założenia ,że nie ulokujemy nadwyżki w innym hotelu na drugim końcu miasta i musimy zostać u niego. Tak przy okazji- jeśli widzicie możliwość powiększenia grupy to zawsze należy przy wstępnych rozmowach z hotelarzem rozpytać,jakim potencjałem dysponuje. Zawsze też jest możliwość, że odbywają się jakieś lokalne święta czy uroczystości i wolnych pokoi nie będzie . Wystarczy też, że, jak w przypadku naszego wyjazdu, w Gruzji święta nie ma ale Rosjanie mają przedłużony weekend pierwszomajowy i masami zjechali do Tbilisi. Warto też jak najdokładniej sprawdzić wiarygodność hotelu, bo przy większych rezerwacjach trzeba wpłacić zaliczkę, co jest zawsze powiązane z ryzykiem.Nie należy też zamykać negocjacji z każdym z hoteli , bo może się okazać ,że zechcemy do nich powrócić, z różnych przyczyn.

Inną możliwością jest też zlecenie wyszukania hoteli i logistykę lokalnemu freelancerowi.Ułatwia to naszą pracę, ale jest ryzykowne i kosztowne, nie mówiąc też o tym,że nie jest łatwo znaleźć właściwego człowieka na zupełnie obcym terenie. Pomocą służą przede wszystkim rekomendacje na forach internetowych , choć czasem wnikliwy obserwator może spotkać kilkanaście entuzjastycznych opinii od różnych podróżników, które są wysyłane z jednego komputera…

Jeśli udało się dogadać ze wszystkimi hotelami to w zasadzie nasza praca….dopiero się zaczęła. Aby was nie zanudzać – o kolejnych działaniach  napiszę w następnym poście.

 

Na tym etapie podsumowujemy koszty, rozwiązując równanie z wieloma niewiadomymi.

Nie wiemy w tym momencie:

– czy cena biletów lotniczych w dniu , kiedy zostaną pozbierane pieniądze się utrzyma ?

– ceny na całym świecie ustala się dolarach. Jaki będzie kurs dolara w najbliższym czasie? A za 5 miesięcy , kiedy będziemy na miejscu ? W stosunku do PLN ,ale i do lokalnej waluty ?

– jaka będzie cena paliwa i jego zużycie, jaki będzie dystans, który przemierzymy,ile i jakie będą potrzebne środki transportu ?

– ile osób zechce wziąć udział w wyprawie ( ważne przy negocjacjach z hotelami i logistyce) ?

Trzeba więc zostawić sobie jakiś margines bezpieczeństwa. Jeśli będzie on zbyt duży to będzie wam głupio , że obdzieracie znajomych ze skóry, jeśli za mały to będzie wam głupio w połowie wyjazdu ich zawiadomić ,że kasa się skończyła i trzeba się dodatkowo zrzucić.Jeśli nie chcecie , aby wam było głupio to ze ściśniętym żołądkiem pokrywacie lukę budżetową , dopóki stan konta nie pokaże dna. Nie jest wam głupio , ale jesteście na siebie wściekli , że znowu dokładacie do cudzej zabawy.

 

Aby zorganizować i poprowadzić wyprawę , niezależnie – długą czy krótką ,z większą ilością ludzi trzeba mieć spory zasób entuzjazmu i umiejętności koncyliacyjne , nie zapominając o umiejętności podejmowania decyzji.

 Co na przykład zrobicie, jeśli:

– któryś z członków grupy ulegnie wypadkowi lub poważnie zachoruje? Pojedziecie z nim do szpitala , zostawiając resztę samym sobie czy też zostaniecie z grupą , licząc ,że chory jest pod dobrą opieką ?

– zgubicie pieniądze konieczne do płatności w następnych dniach?

– ktoś zostanie okradziony z dokumentów?

– kierowca i właściciel pojazdu jest nierzetelny, nie przyjeżdża punktualnie a na drogach wlecze się niemiłosiernie lub pędzi jak szalony? Jeśli po drodze zajeżdża do salonu sprzedaży biżuterii lub sklepu z futrami, mimo ,że tego nie było w planie?

– przed wami długa droga a jeden z podróżujących zatruł się czymś i nie mam mowy ,żeby go oderwać od łazienki, mimo ,że zjadł już cały zapas medykamentów?

– kilku uczestników to imprezowicze , którzy nocami buszują po hotelu a następny dzień przesypiają i odmawiają jakiegokolwiek uczestnictwa w programie ?

– ktoś żąda “normalnego” jedzenia , bo to , które mu serwują mu zupełnie nie odpowiada i od trzech dni nic nie je? W łóżku bez ulubionego jaśka nie zaśnie, ominie go odcinek “Mody na sukces” , nie działa wi-fi i nie ma jak sprawdzić wynik meczu ukochanej drużyny? Który nie rozumie ,że po to się wyjeżdża , żeby było INACZEJ jak w domu?

– zbierze się grupka niezadowolonych , która zgryźliwie komentuje każde wasze słowo , mimo ,że ich doświadczenie podróżnicze sprowadza się do wczasów pracowniczych w Bułgarii w latach 70 ub.wieku?

– znajdzie się jeden mądrala, który wszystko wie najlepiej i zawsze kiedy wszystkim się chce pić to jemu się chce jeść, a jeśli grupa chce iść w prawo to on zawsze uważa , że kierunek w lewo byłby dużo lepszy?

– ktoś nie chce iść w góry, bo przecież co on nie wie , jak góry wyglądają ? Jezioro też już widział , więc czym go może zaskoczyć cel naszej wycieczki? Miasto go męczy, ale przyroda też go nie ciekawi….?

– lokalny przewodnik tuż przed udaniem się na powrotny lot oznajmi wam ,że spodziewa się premii za to że … robił co do niego należało?

 

 Jeśli zaś znajdziecie w sobie siłę ,żeby powalczyć to czy :

– jesteście w stanie powstrzymać się od przewracania oczami , kiedy po raz kolejny ktoś odmawia dołożenia się do wspólnej kasy, motywując to kompletnym niezainteresowaniem konsumpcją czegokolwiek?

– powstrzymacie ironiczny uśmiech widząc zaloty pań w słusznym wieku do miejscowych , ze szczególnym uwzględnieniem kierowców?

– zachowacie kamienną twarz , gdy miejscowi , którym zaufaliście, łupią was bez litości co rusz na kilkaset dolarów?

– potraficie wytłumaczyć przyjaciołom, że za to ,co miało być poczęstunkiem od sympatycznych lokalesów trzeba zapłacić jak za płetwy rekina w trzygwiazdkowej restauracji Michelina?

– będziecie się umieli rozgrzeszyć z naiwności gdy wino , które przy zamówieniu miało kosztować x , przy realizacji kosztuje 2x ?

Powyższe sytuacje są czysto hipotetyczne, można puścić wodze fantazji ,ale sami przyznacie ,że nie ma dobrych rozwiązań tych problemów , ale warto się nad nimi zastanowić  przed podjęciem decyzji o wyjeździe w grupie.

Jeśli na powyższe pytania odpowiecie twierdząco , to znaczy ,że jesteście gotowi do drogi.

Proszę wsiadać , drzwi zamykać , jedziemy do Gruzji !